10 idei practice pentru a fi eficient şi productiv

Despre eficienţă şi productivitate ca mijloace, nu ca scop în viaţă

Una din direcţiile pe care mi-am propus să le urmez în acest an este minimalismul.

În sensul că îmi doresc şi fac zilnic paşi spre filtrarea mediului exterior şi interior, eliminarea lucrurilor şi noianului de informaţii interesante ce mă bombardează dar nu le pot face faţă şi nici nu doresc să devin un roboţel care învaţă orice, oricând şi oricât chiar dacă asta mă face fericită.

Vreau mai mult spaţiu mai curat în casă, planuri mai clare, linişte interioară mai multă.

Am început cu acest preambul pentru a sparge prejudecata că „eficienţă” şi productivitate” sunt cuvinte din familia „dependenţilor de muncă”. Chiar şi eliminarea şabloanelor lingvistice e un punct de pornire.

Nu există reţete universale, fiecare poate experimenta şi descoperi ce i se potriveşte. Sper ca următoarele experienţe personale ale mele să vă inspire pentru a vi le descoperi pe cele ce vă fac viaţa mai... eficientă şi împlinită!

1.   Începe cu o pauză

-   Nivelul de energie al zilei e dependent de ritualurile de dimineaţă prin care îţi „setezi” ziua (obiceiuri, rutina matinală, mic dejun)

-   Când te simţi copleşit, ia o pauză. Ridică-te, mişcă-te, ia aer, odihneşte-ţi privirea în depărtare, respiră adânc, bea apă

-   Când simţi că ai blocaje mentale poţi încerca mind-sweep (o tehnică prin care îţi goleşti creierul de gânduri, idei, întrebări ce te frământă.... pe hârtie!)

-   Câteva minute de stretching pot fi practicate oriunde şi pe lângă relaxare te şi încarcă cu energie

2.   Lucrează organizat şi finalizează sarcinile

-   Benjamin Franklin spunea „Dacă eşuezi în a planifica, îţi planifici să eşuezi”

-    Nu e suficient să-ţi stabileşti clar ce vrei să faci, trebuie să şi închizi taskurile şi să te bucuri de asta. Bifează ce ai făcut, nu le tăia cu roşu pentru că subconştientul percepe asta ca „Greşit! 4! Stai jos!”

-  10 minute pe seară pentru a-ţi organiza programul zilei următoare şi a pregăti hainele şi geanta de servici / şcoală nu doar că te scutesc de un stres matinal inutil dar îţi dau confortul de a te bucura de acea setare pozitivă cu care să-ţi începi ziua

-  Nu fă ceva doar să-l faci, fă-l bine de la început, ca să nu trebuiască să te întorci ulterior să-l dregi

3.   Foloseşte planificarea vizuală

-   Scrie în cuvinte concise ce ai de făcut, pune pe hârtie

-  Fie că sunt post-it-uri, un carneţel / agendă, aplicaţii pe telefon sau panoul de pe frigider, trebuie ca ochii tăi să ia contact direct cu ce ai de făcut

-   Atenţie însă, scopul nu este de a încărca locul cu text ci de a avea o evidenţă a lucrurilor, ca să nu le uităm, chiar dacă nu le putem programa azi (tehnica mind-sweep)

-  Nu-ţi fie teamă sau ruşine să foloseşti pentru aceasta orice loc bun de „dat cu nasul” cum ar fi frigiderul, uşa de la intrare pe interior, poliţă de pe care iei cheile, etc

4.   Foloseşte tehnici pentru productivitate

a)  Metoda Ivy Lee

-  Fondatorul noţiunii de Relaţii Publice a rămas în istorie şi pentru tehnica lui extrem de eficientă prin care a ajutat lideri de companii mari să-şi crească productivitatea folosind liste de priorităţi:

1)  Găseşte 6 sarcini important de realizat în următoarea zi

2) Prioritizează lista evaluând obiectiv beneficiile şi impactul realizării lor

3)  A doua zi: lucrezi la prioritatea nr 1 până o termini, abia apoi treci la nr 2, nu ai voie sa începi altceva

4)  Ce nu reuşeşti să temini din listă se reportează pentru ziua următoare

5)  Lista din ziua următoare le conţine pe cele restante plus altele noi. Se reia apoi prioritizarea lor

-   Celebrul miliardar Warren Buffet spunea „Fă cele 5 lucruri cele mai prioritare şi nu te atinge de restul de 20 de pe listă pentru că te vor distrage”

-  Şi cine nu a auzit încă de sloganul lui Brian Tracy cu „mănâncă broasca râioasă prima”, secretul este că la începutul zilei ai cea mai multă energie şi e bine să o foloseşti pentru cea mai consumatoare sarcină

b)  Tehnica Pomodorro

-  Am testat cu succes această tehnică la servici, după ce am citit despre ea într-o postare a lui Dan Luca (vezi aici)

5.   Renunţă la multitasking

-  Mulţi ani am ridicat statui multitasking-ului. E însă doar o falsă senzaţie că ne ajută să fim mai eficienţi. Mintea umană e mult mai relaxată şi productivă când urmăreşte un singur fir logic şi se concentrează pe el.

-   Poţi încerca o formă de a face lucruri în paralel de exemplu când lansezi procese ce durează, timp în care poţi face altceva, cu condiţia să-ţi setezi un cronometru pentru a reveni. De exemplu când găteşti. Însă pentru asta trebuie să îţi presetezi secvenţa de acţiuni ca să ştii exact ordinea, să nu intri în panică „ce făceam?”, „ce trebuie să fac acum?” „ce urmează?”

6.   Menţine ordinea şi curăţenia în mediul de lucru

-  Am vorbit într-un articol anterior despre metode prin care putem ţine dezordinea sub control. Ele se aplică atât acasă cât şi la birou. Şi despre importanţa şi efectele lor asupra mentalului nostru şi eficienţei.

-   Economiseşti timp preţios şi câştigi calm şi claritate

7.   Redu la tăcere perfecţionistul din tine

-   Nu aştepta momentul potrivit, starea potrivită, timpul să planifici ceva ce nu e plăcut dar e necesar de făcut. Doar fă. Acum. Peste un timp t vei fi fericitul, relaxatul, recunoscătorul om care tocmai a bifat acea sarcină şi şi-a luat povara de pe suflet

-   A face lucrurile perfect nu te face neapărat mai fericit

- Iar ceilalţi uneori pot fi chiar deranjaţi de prea mult perfecţionism, de ridicarea ştachetei unde ei nu pot ajunge şi de prea puţină autenticitate

8.   Gestionează-ţi emoţiile prin focus

-  Una din frazele cheie cu care m-a inspirat acum mulţi ani Liviu Păsat este „unde pui focus, acolo hrăneşti cu energie”

-  Când te concentrezi pe ceva, restul lucrurilor stresante din jur se estompează

-  Ancorează-te în prezent, ai încredere în tine şi reaminteşte-ţi beneficiile pe care le ai dacă rezolvi acea sarcină şi atunci emoţiile vor fi nevoite să se diminueze pentru că le schimbi contextul cu o stare pozitivă

9.   Evaluează valoarea reală a lucrurilor şi acţiunilor

             

            - De multe ori fie ni se pare mai sustenabil mental să ne ocupăm de mărunţişuri în locul sarcinilor importante, fie suntem prizonieri în mentalitatea adictivă că trebuie să efectuăm aceeaşi rutină zilnică (în special treburi casnice) că altfel se prăbuşeşte lumea. Şi nu e aşa.

            - Acţiunile au consecinţe. Având în minte ca scop bunăstarea şi fericirea noastră trebuie să exersăm conştientizarea că ceea ce facem e în propriul nostru interes şi conferă valoare imediată sau pe termen lung vieţii noastre

            - A învăţa să ne eliberăm de ceea ce şi-a servit scopul (de exemplu o carte deja citită), să nu lăsăm nici mintea nici obiectele să ne ancoreze în trecut sau în mentalităţi învechite. „Dacă vrei un rezultat diferit, trebuie să schimbi modul în care faci lucrurile”

10.Reconsideră-ţi scopul vieţii

-   Prea des aud oameni plângându-se că nu au timp după servici. Că e prea scurtă ziua. Viaţa. Şi sunt trişti. Însă adevărul este că schimbarea e doar dincolo de acel gard pe care nu prea vrem să-l sărim deoarece subconştientul ne spune că suntem mai în siguranţă să stăm unde suntem, făcând ceea ce obişnuim să facem. Paradoxul e tocmai că siguranţa NU ne oferă fericirea, ci aceasta vine din eliberarea din cocon şi reevaluarea a ceea ce ne dorim cu adevărat în viaţă.

-   Cine sunt eu cu adevărat? Ce m-ar împlini în viaţă? Cum mi-ar plăcea să trăiesc?

-   Trăim în şabloane mentale impuse de familie, societate sau de temerile proprii, nejustificate şi petrecem prea puţin timp conversând de la egal la egal amical cu noi înşine. Pentru a descoperi acele lucruri care sunt cu adevărat importante pentru noi, nu material, ci pentru sufletul nostru. Sănătatea. Aprecierea. Valoarea adusă în vieţile celorlalţi. Fericirea de a trai liber, a gândi liber, a te exprima liber şi a interacţiona cu cei ce sunt croiţi din acelaşi aluat sau din aluaturi şi mai bune, care ne inspiră să dăm alte culori, din ce în ce mai vii vieţilor noastre, pe care unii le văd doar în alb şi negru...